Algemeen::
1. Wie is contactpersoon voor een programma?
Contactpersonen voor programma’s Co-innovatie AKK
Co-innovatie Toegevoegde Waarde Varkensvleesketen: Woody Maijers
Co-innovatie Professionalisering van de Biologische Afzetketen: Arjan Monteny
Co-innovatie Duurzame Agro Food Ketens: Marc van den Heuvel
Secretariaat Task Force MBL
Secretariaat van de Task Force MBL: Monica de Heide
Financieel
Controller AKK: Joan Verbrugge
2. Wie zijn de door AKK erkende kennisinstellingen?
Alle publiek gefinancierde universiteiten, onderwijsinstellingen en onderzoeksinstituten in Nederland:
Voorbeelden:
Wageningen UR, Erasmus Universiteit, EFMI (bv van universiteit), KUB, etc
TNO
HAS
Daaraan zijn toegevoegd: Nijenrode, NIZO, Louis Bolk, NMI.
Wil een instelling in aanmerking komen dan kan men zich melden bij de directie van AKK. Deze zal in overleg treden met LNV-DWK.
3. Werkt AKK landelijk?
Ja. Stichting AKK werkt aan het oplossen van maatschappelijke en economische vraagstukken in de Nederlandse agro food sector. Hiervoor werkt Stichting AKK landelijk, maar ook internationaal, mits daar Nederlandse bedrijven bij betrokken zijn.
4. Is AKK een onderdeel van LNV / Kennisinstelling / COKON?
AKK is een onafhankelijke en aparte stichting. AKK is geen kennisinstelling, noch onderdeel van het ministerie LNV. Stichting AKK is in 1994 opgericht om complexe maatschappelijke vraagstukken op te lossen die samenwerking vragen tussen meerdere bedrijven, kennisinstellingen en de overheid in verband met realisatie van beleid in de agrofoodsector. Bij co-innovatie wordt een project voor 50% door het bedrijfsleven gefinancierd, 25% door kennisinstellingen. De overige 25% wordt via contrafinanciering door LNV beschikbaar gesteld waardoor de kennisinstellingen dus in totaal 50% van de projectomvang qua inzet kunnen besteden aan het beantwoorden van kennisvragen.
5. Welke plaats is er in projecten voor een consultant/adviesbureau?
Een consultant kan participeren in een project. Belangrijk hierbij is dat een bedrijf de consultant inhuurt en financiert voor een evenredig deel van de werkzaamheden. Met publiek geld kan geen consultant worden vergoed omdat Brussel dergelijke steun aan particuliere bedrijven niet toestaat.
6. Waar kan ik het logo van AKK downloaden?
Het logo van AKK kan vanaf deze website gedownload worden.
In JPEG-formaat (hoge resolutie): akk.jpg
(Opslaan: rechtermuisklik op de afbeelding en kies optie Afbeelding opslaan als...)
Projectuitvoering:
1. Waar vind ik de uitgangspunten en criteria van AKK projecten?
Zowel voor voorfaseprojecten als co-innovatieprojecten heeft AKK een aantal uitgangspunten en criteria vastgesteld. Hierin wordt een aantal criteria gesteld aan de organisatie, financiering en inhoud van de projecten. Een aantal hiervan is voor alle programma's gelijk, op enkele punten is er verschil. In onderstaand schema kunt u de verschillende documenten downloaden.
| |
Uitgangspunten en criteria
|
| Voorfase project |
Co-innovatie project |
| Toegevoegde Waarde Varkensvleesketens |
AKK5792 |
AKK4305 |
| Professionalisering Biologische Afzetketens |
AKK6166 |
AKK5764 |
| Duurzame Agro Food ketens |
AKK6506 |
AKK6425 |
2. Wat is er allemaal vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst?
In de samenwerkingsovereenkomst die elke projectdeelnemer (bedrijfsleven en kennisinstellingen) tekent staan op hoofdlijnen enkele zaken geregeld wat betreft geheimhouding en kenniseigendom. De voorbeeldtekst van deze overeenkomst is op de site van AKK te vinden.
3. Binnen welke termijn moet de samenwerkingsovereenkomst ondertekend zijn?
De officiële termijn is drie maanden. In de praktijk duurt ondertekening vaak langer. Het is aan te raden de overeenkomst zo snel mogelijk te ondertekenen, want de participanten lopen een financieel risico als er werkzaamheden worden verricht zonder ondertekening van de overeenkomst. Binnen Wageningen-UR is het WECKK opgericht (zie sheets) dat gaat faciliteren bij administratieve en financiële zaken van AKK projecten, onder andere bij ondertekening van de overeenkomsten. In principe zijn de overeenkomsten jurdisch helemaal uitgeplozen. Mochten er nog extra zaken vastgelegd dienen te worden dan kan dit in bijlagen worden meegenomen.
4. Welke voorwaarden zijn er voor de projectadministratie?
De projectadministratie wordt door het publiek private samenwerkingsverband zelf verzorgd. Hier kunt u de richtlijnen en voorwaarden downloaden voor de inrichting van uw projectorganisatie.
5. Hoe is de afstemming tussen projectleider en projectinitiator (de aanvrager) georganiseerd?
Het is aan te raden dat de projectinitiator in een vroeg stadium een projectcoördinator/ projectleider benoemt. Deze kan dan reeds in de initiatiefase een coördinerende rol op zich nemen. Tijdens de start van het project is het aan te raden om in de eerste bijeenkomst van de Stuurgroep afspraken te maken over verhoudingen, taken en rollen van de verschillende partijen. AKK heeft een taakomschrijving opgesteld voor de functie van projectleider, projectregisseur en Stuurgroep (zie www.akk.nl).
6. Moeten veranderingen in werkverdeling tussen participanten aan AKK doorgegeven worden?
Bij de start van het project wordt in de projectaanvraag de werkverdeling aangegeven. Mocht deze na de start van het project veranderen dan moet dit door de Stuurgroep geaccordeerd worden. Neem de aanpassingen ook op in het verslag van de Stuurgroep, zodat mensen hierop aangesproken kunnen worden. De AKK projectregisseur is lid van de Stuurgroep en dus op de hoogte van de aanpassingen.
7. Heeft AKK voorkeur voor een projectleider vanuit het bedrijfsleven dan wel vanuit de kennisinstellingen?
Nee, AKK heeft geen voorkeur. AKK toetst wel of de projectleider door alle partijen geaccepteerd wordt, of hij een onafhankelijke rol heeft en of hij de belangen van de verschillende organisaties kan behartigen.
8. Wat is de rol van de AKK projectregisseur?
De projectregisseur is lid van de Stuurgroep en helpt partijen bij het behalen van het projectresultaat en richt zich vooral op het samenwerkingsproces. Tevens stimuleert de regisseur een gedegen communicatie en kennisverspreiding van het project en de projectresultaten. Daarnaast heeft de projectregisseur een onafhankelijke, coachende rol en kan aangesproken worden indien er problemen zijn. Hij legt desgewenst relaties tussen partijen die oplossingen hebben. De participanten kunnen via de regisseur gebruik maken van het netwerk van AKK. Formeel kan de regisseur de directeur van AKK adviseren om de overeenkomst met de penvoerend participant (de aanvrager) te ontbinden en zo het project stopzetten. Voor een uitgebreide beschrijving, zie de functieomschrijving projectregisseur (AKK5257).
9. Wat doet een Stuurgroep, hoe gaat dat in z'n werk?
In de Stuurgroep zijn alle betrokkenen vertegenwoordigd: bedrijven, kennisinstellingen, de projectregisseur, projectleider, AKK, eventueel derden. De Stuurgroep heeft de taak om het project te begeleiden, aan te sturen en te coördineren. Het is daarom van belang om in de Stuurgroep voldoende 'hoge managers' uit de participerende organisaties, die bevoegd zijn om belangrijke besluiten te nemen (bemensing, geld, tijd, etc.), te hebben. Daarnaast is de taak van de Stuurgroep 'het creëren van draagvlak en acceptatie van de bevindingen in de dagelijkse praktijk'. Tevens beslist zij over de verspreiding van projectresultaten, waaronder het goedkeuren en beschikbaar stellen van de rapportages aan AKK en draagt zij zorg voor een goede interne en externe communicatie. Hiertoe bewaakt de Stuurgroep de gedragsregels voor projectcommunicatie. Als laatste draagt de Stuurgroep samen met de projectleider zorg voor het aansturen en begeleiden van het projectteam en de werkgroepen. De besluitvorming in de Stuurgroep is meestal volgens goed rationeel Nederlands gebruik gebaseerd op consensus. De voorzitter van de Stuurgroep, vaak de initiator van het project, bewaakt met name de doelstelling, voortgang en win-win. Hier kunt u het document downloaden waarin de taken van Stuurgroep nader beschreven zijn.
Stuurgroep stuurt, Werkgroep werkt
Zoals de naam al zegt: de Stuurgroep stuurt op hoofdlijnen. Dat betekent dat zij dus niet het inhoudelijke werk van de werkgroep in de vergadering overdoet en corrigeert, maar dat zij besluiten neemt over het werk van de werkgroep. Zorg ervoor, indien nodig, dat leden van de Stuurgroep en leden van de Werkgroep niet dezelfde zijn: jezelf sturen is lastig. En zorg voor Stuurgroep-leden hoog uit de organisatie: dat versterkt het draagvlak en brengt personen in de Stuurgroep die vaak van nature gewend zijn op hoofdlijnen te sturen en te besluiten.
|
Taakomschrijving Stuurgroep
Algemeen
- Elk project heeft een Stuurgroep met daaronder één of meerdere Werkgroepen
- Alle participanten die de samenwerkingsovereenkomst ondertekenen hebben het recht plaats te nemen in de Stuurgroep; dit in onderling overleg met aanvrager vaststellen.
- Een projectregisseur van AKK neemt ook zitting in de Stuurgroep.
- De Stuurgroep komt minimaal drie keer per jaar bijeen of zoveel vaker als nodig is.
Taken
- Begeleiden project.
- Aansturen Werkgroep(en).
- Besluiten nemen op basis van input vanuit de Werkgroep(en).
- Draagvlak creëren in- en extern.
- Communicatie bewaken.
- Interne en externe communicatie over het project.
- Bewaken financiële voortgang.
Toelichting
De Stuurgroep heeft de taak om het project te begeleiden, aan te sturen en te coördineren. Het is daarom van belang om in de Stuurgroep voldoende personen uit de participerende organisaties te hebben, die bevoegd zijn om belangrijke besluiten te nemen (bemensing, geld, tijd, etc.). Daarnaast is haar taak: "het creëren van draagvlak en acceptatie van de bevindingen in de dagelijkse praktijk", beslist de Stuurgroep over de verspreiding van projectresultaten, en draagt zorg voor een goede interne en externe communicatie. Hiertoe bewaakt de Stuurgroep de gedragsregels voor projectcommunicatie. Als laatste draagt de Stuurgroep samen met de projectleider zorg voor het aansturen en begeleiden van het projectteam en de Werkgroepen. De besluitvorming in de Stuurgroep is meestal volgens goed rationeel Nederlands gebruik gebaseerd op consensus. De voorzitter van de Stuurgroep, vaak de initiator van het project, bewaakt met name de doelstelling, voortgang en win-win. De projectleider, desgewenst per vergadering aangevuld met een selectie van Projectteamleden voor inhoudelijke feedback, fungeert als brug tussen Projectteam en Stuurgroep. De projectleider verzorgt vaak de uitnodiging, agenda, stukken en verslaglegging van de Stuurgroepen.
10. Hoe verloopt de besluitvorming in de Stuurgroep?
Meerderheid van stemmen? Stemrecht naar inbreng? Hiervoor bestaan geen richtlijnen vanuit AKK. De Stuurgroep bepaalt zelf op welke manier besluitvorming plaatsvindt. Het is verstandig de besluitvormingsprocedure in een vroeg stadium vast te leggen.
11. Wat zijn de eisen aan een eindrapportage?
Bij de afronding van een project dient zowel een inhoudelijke als een financiële eindrapportage afgegeven te worden. De inhoudelijke eindrapportage zal als openbaar eindrapport onder andere via de website van AKK ter beschikking worden gesteld. Hier kunt u de handleiding voor het opstellen van de openbare eindrapportage downloaden (AKK5250).
De financiële eindrapportage bestaat uit een accountantsverklaring (AKK5244) en een overzicht van de realisatie per projectdeelnemer (AKK5249). De maximale LNV-bijdrage is het bedrag dat in de samenwerkingsovereenkomst vermeld staat. Alle overschrijdingen door kennisinstellingen en bedrijven en derden blijven verder voor eigen rekening en risico. Om te voorkomen dat problemen met derden ontstaan, raden wij aan NOOIT een open eindfinanciering in de Stuurgroep te accepteren.
12. Welke gegevens uit projecten worden openbaar?
Bij aanvang van een project stelt AKK een korte projectsamenvatting op (A4-tje) die geplaatst wordt op de website www.akk.nl. Daarnaast wordt er een beknopt persbericht van alle goedgekeurde projecten verstuurd aan verschillende (pers)relaties. AKK stelt aan de deelnemers als minimale eis ten aanzien van de openbaarheid van gegevens dat er bij de afsluiting van het project een openbare eindrapportage wordt opgesteld, hiervoor is een handleiding beschikbaar (AKK5250). Iedere deelnemer en AKK kunnen vrijelijk beschikken over deze eindrapportage. De resultaten van het onderzoek binnen AKK pilotprojecten worden vastgelegd in tussen- en eindrapporten en zijn daarnaast als kennis aanwezig in de hoofden van de deelnemers. De Stuurgroep kan, binnen de randvoorwaarden die in de samenwerkingsovereenkomst zijn opgenomen, besluiten over de status (openbaar, vertrouwelijk) van de verschillende rapportages. Indien de rapporten openbaar zijn zal AKK ze op haar website plaatsen.
13. Hoe is geheimhouding geregeld?
Geheimhouding binnen het project is geregeld en vastgelegd in artikel 11 van de samenwerkingsovereenkomst. De samenwerkingsovereenkomst wordt door alle participanten ondertekend.
14. Is AKK mede-eigenaar van de resultaten?
De participanten zijn eigenaar van de ontwikkelde kennis en van de projectresultaten. AKK vereist een openbaar eindrapport dat onder andere via de website van AKK verspreid wordt.
Financieel:
1. Hoe vul ik een AKK-begroting in?
AKK heeft hiervoor per programma een toelichting opgesteld. Document AKK7314 voor programma Duurzame Agrofood Ketens en document AKK7864 voor programma Professionalisering Biologische Afzetketens.
2. Hoe kun je als projectleider een goede budgetbewaking houden?
De projectleider moet toezien op de budgetten en het aanleveren van de financiële (tussen) rapportages. De penvoerende partij (aanvrager) is eindverantwoordelijk. Het is aan te raden bij de start een goede projectadministratie in te richten en deze te laten beoordelen door de accountant die na afronding van het project een goedkeurende verklaring dient te overleggen. AKK heeft enkele richtlijnen voor de projectadministratie opgesteld (zie website, www.akk.nl). Het is mogelijk om de controller van AKK advies te vragen bij de inrichting van de projectadministratie. Uit de praktijk blijkt dat bedrijven soms moeite hebben met het schrijven van uren.
3. Welke tarieven gebruik ik voor kennisinstellingen: het commerciële tarief/ interne tarief?
Het te hanteren tarief is meestal het commercieel tarief. Middels onderhandelingen tussen de projectparticipanten kan een ander tarief worden overeengekomen
4. Waarom wordt de begroting uitgegaan van dagen en niet van €?
In principe is de inzet in dagen de onderbouwing van de begroting. De tarieven van de kennisinstellingen worden gebruikt om de kosten van de onderzoekers te bepalen. AKK heeft een tarievenmatrix voor het bedrijfsleven opgesteld (www.akk.nl) waarmee de inzet van het bedrijfsleven in cijfers omgezet kan worden.
5. Mogen LNV-middelen worden gebruikt voor het betalen van bedrijven en bureaus?
NEE
6. Wat moet de accountant controleren?
De accountant dient te controleren of de projectadministratie voldoet aan de richtlijnen die AKK heeft opgesteld. De controle vindt plaats bij de penvoerend participant. Het is aan te bevelen dat de accountant de inrichting van de projectadministratie beoordeelt bij de start van het project.
7. Hoe gedetailleerd dient de registratie van de voortbrengingskosten te zijn om door een accountant goedgekeurd te worden?
Dit is afhankelijk van de accountant die de accountantsverklaring opstelt. Derhalve adviseert AKK aan de start van het project de wijze van registratie af te stemmen met deze accountant.
8. Stuur ik als kennisinstelling een factuur inclusief of exclusief BTW naar de penvoerend participant?
Een kennisinstelling stuurt in principe een factuur met BTW, tenzij de kennisinstelling een afspraak heeft met de belastinginspecteur, die hiervan afwijkt. De administratie van de kennisinstelling beschikt over deze eventuele afspraak.
9. Is het mogelijk inzet van het bedrijfsleven te financieren met subsidies?
Nee. Indien dit gebeurt, worden overheidsbijdragen gestapeld en vanuit LNV is aangegeven dat dit niet mogelijk is.
10. Kunnen uren van "niet-participanten" worden meegenomen als bijdrage aan het project?
Deze uren mogen worden meegenomen indien de registratie daarvan conform de richtlijnen van AKK heeft plaatsgevonden.
11. Hoe ga ik om met overuren die ik maak in een project (wel of niet rapporteren, en kan ik hier alsnog vergoeding voor krijgen)?
Alle inzet, dus ook overuren, dienen te worden gerapporteerd. Per project dient te worden vastgesteld of deze overuren kunnen worden vergoed. Zo niet, dan betreft het inzet in natura.
12. Hoe gaat de procedure voor de aanvraag van voorschotten in zijn werk?
Voorschotten dienen schriftelijk te worden aangevraagd door de penvoerend participant bij AKK. Hiervoor heeft AKK een hulpformulier ontwikkeld, dat u kunt downloaden op de website van AKK. Het eerste voorschot (40%) mag worden aangevraagd als de samenwerkingsovereenkomst is getekend door alle participanten. Het tweede voorschot (40%) mag worden aangevraagd als het eerste voorschot (bijna) uitgegeven is. AKK honoreert het tweede voorschot indien het project voldoende voortgang heeft. AKK beoordeelt op basis van de bij haar beschikbare kennis (kwartaalrapportages, Stuurgroepvergaderingen, etc) of sprake is van voldoende voortgang. De voorschotten worden verrekend met de uitbetaling van de eindafrekening.
13. In de rekening van de kennisinstelling is bovenop het toegezegde AKK-bedrag 19% BTW gezet. Betekent dit dat ik als penvoerend participant de BTW uit eigen zak dien te betalen?
De BTW hoeft u niet uit eigen zak te betalen indien u de BTW kunt verrekenen. De betaalde BTW aan de kennisinstelling krijgt u dan terug van de fiscus.
14. Waarom betaal ik 8 - 10% aan AKK-kosten, wat doet AKK hiervoor?
In de begrotingen van de projecten in de co-innovatieprogramma's van AKK staan de zogenaamde kosten-AKK opgenomen. Deze worden cash bijgedragen door zowel overheid / kennisinstellingen (50%) als het bedrijfsleven (50%). De bijdragen dienen als dekking van de kosten van het betreffende co-innovatieprogramma van Stichting AKK. De kosten van het co-innovatieprogramma worden dus vanuit de projecten gedekt. Wat doet AKK hiervoor? Een antwoord op deze vraag kunt u hier downloaden.
15. Wat gebeurt er als de uren/ geld op is en het werk nog niet geleverd?
Dit moet vroegtijdig ingebracht worden in de Stuurgroep en samen met alle participanten moet naar een oplossing gezocht worden. Probeer dit vooraf zoveel mogelijk te voorkomen door de doelstellingen SMART te formuleren, bijvoorbeeld door het opstellen van een werkplan (wie doet wat). Als het resultaat en de inzet helder is beschreven dan is een overschrijding een probleem van de partij die dit veroorzaakt.
|